Der PDCA Zyklus im Qualitätsmanagement

Der Plan-Do-Check-Act-Zyklus ist ein fortlaufendes Modell zur Verbesserung von Prozessen. Er findet seinen Ursprung im Shewhart-Zyklus (von Walter Andrew Shewhart) und dem Deming-Kreis (von William Edwards Deming) und wird heute in der kontinuierlichen Verbesserung in der Produktion, im Management und vielen anderen Bereichen eingesetzt.

Die 4 Phasen des PDCA-Zyklus

Der PDCA Zyklus beschreibt die 4 Phasen im kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Ein KVP-Prozess ist die Grundlage aller Qualitätsmanagement-Systeme. Er kann auf alle Prozess und auf das Qualitätsmanagementsystem als Ganzes angewendet werden.

1. Plan - Die Planung

Festlegung von Zielen, Ressourcen, Risiken und Chancen
In der ersten Phase legen Sie die Ziele des Systems, Teilprozesse und Ressourcen fest, die zum Erreichen von Ergebnissen in Übereinstimmung mit den Kundenanforderungen und den Politiken der Organisation notwendig sind. Gleichzeitig ermitteln Sie Risiken und Chancen des Prozesses. Diese Planung ist grundlegend für den Erfolg der kontinuierlichen Verbesserung und sollte dementsprechend gut durchdacht sein. Bevor Sie in die Umsetzungsphase übergeben, sollten Sie folgende Fragen beantworten können:

• Was ist das Problem?
• Welche Ressourcen sind erforderlich und vorhanden?
• Wie kann das Problem mit den verfügbaren Ressourcen behoben werden?
• Was sind die Ziele?

2. Do - Die Umsetzung

Umsetzen des Geplanten
In der zweiten Phase des PDCA-Zyklus (Do) setzen Sie die geplanten Maßnahmen um. In dieser Umsetzungsphase können unvorhergesehene Probleme auftreten. Versuchen Sie, wenn möglich, den Plan zuerst in kleinem Maßstab in kontrollierter Umgebung umzusetzen.

Klar definierte Rollen und Verantwortungsbereiche sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

3. Check - Die Auswertung

Überwachen und Messen von Prozessen und Berichterstattung über die Ergebnisse

Die dritte Phase - das Prüfen und Auswerten der Ergebnisse (Check) ist der wahrscheinlich wichtigste Teil der kontinuierlichen Verbesserung. Sie überwachen und messen Prozesse und analysieren die daraus resultierenden Produkte und Dienstleistungen im Hinblick auf Politiken, Ziele, Anforderungen und geplante Tätigkeiten.

Dokumentieren Sie die Ergebnisse ausführlich. So können Sie Probleme und problematische Teilprozesse erkennen und identifizieren.

4. Act - Das Handeln

Ergreifen von Maßnahmen zur Verbesserung der Leistung, soweit notwendig

In der letzten Phase, dem Handeln (Act), reagieren Sie auf die Ergebnisse der ersten drei Phasen. Sind keine Probleme aufgetreten, können Sie den ursprünglichen Plan in die Tat umsetzen.

Ihr PDCA-Modell wird zur neuen Grundlage. Sind Sie in diesem Zyklus auf Probleme gestoßen, werden diese im nächsten Durchlauf des PDCA-Zyklus berücksichtigt, bis für alle Probleme eine geeignete Lösung gefunden wurde.

Anwendung des PDCA-Zyklus

Setzt man diesen Ansatz sowohl in der Organisation an sich, als auch im Handeln eines jeden einzelnen Individuums um, so erreicht man die höchste Form von Qualitätsmanagement. Die Praxis zeigt deutlich, dass viele Unternehmen im „do“ (Durchführen) sehr stark sind. Das „plan“ (Planen) gestaltet sich bereits bei vielen als Herausforderung, da die planerischen Schritte häufig nicht genug Ressourcen zugewiesen bekommen (Materialplanung, Personalplanung, strategische Planungen usw.). Das „check“ (Prüfen) wird zwar an vielen Stellen durchgeführt, hat als Ergebnis allerdings meist nur eine große Menge auswertbarer Daten, die nur in einem geringen Maß tatsächlich benötigt und ausgewertet werden.

Das „act“ (Handeln) stellt den schwierigsten Teil des Kreislaufes dar, da es bedeutet, dass man aus den Feststellungen heraus Handlungen ableiten muss, die wiederum die neue Planung und alle Folgeschritte beeinflussen. Schafft ein Unternehmen es allerdings, diese Kette zu schließen, so sprechen wir von einer lernenden Organisation, die sich ein System der Weiterentwicklung geschaffen hat – im großen wie auch im kleinen Prozess.

PDCA-Zyklus - Beispiel Prozessorientierter Ansatz

Beständige und vorhersehbare Ergebnisse werden wirksamer und effizienter erzielt, wenn Tätigkeiten als zusammenhängende Prozesse, die als kohärentes System funktionieren, verstanden, geführt und gesteuert werden. Das QMS besteht aus zusammenhängenden Prozessen. Das Verständnis, wie Ergebnisse durch dieses System erzielt werden, ermöglicht einer Organisation, das System und seine Leistung zu optimieren. Vorteile im Verständnis um den prozessorientierten Ansatz liegen u.a. in folgenden Punkten:

• Verbesserte Fähigkeit, Anstrengungen auf Schlüsselprozesse und Verbesserungsmöglichkeiten zu richten
• Beständige und vorhersehbare Ergebnisse durch ein System angepasster Prozesse
• Optimierte Leistung durch wirksames Prozessmanagement, effiziente Verwendung von Ressourcen und reduzierte funktionsübergreifende Barrieren
• Der Organisation wird ermöglicht, interessierten Parteien Vertrauen zu vermitteln, in Bezug auf ihre Beständigkeit, Wirksamkeit und Effizienz

Mögliche Maßnahmen die im Unternehmen durchgeführt werden können, um in sich positiv in diese Richtung zu entwickeln sind:

• Festlegen von Zielen des Systems und notwendigen Prozessen, um diese zu erreichen
• Ausstattung mit Befugnis, Verantwortung und Rechenschaftspflicht für das Führen und Steuern von Prozessen
• Verstehen der Fähigkeiten der Organisation und die Bestimmung von Einschränkungen in Bezug auf die Ressourcen noch vor Beginn der betreffenden Maßnahme
• Bestimmen der wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen Prozessen und die Analyse der Auswirkung von Änderungen einzelner Prozesse auf das System als Ganzes
• Führen und Steuern von Prozessen und ihren wechselseitigen Beziehungen als System, um die Qualitätsziele der Organisation wirksam und effizient zu erreichen
• Sicherstellen, dass die notwendigen Informationen verfügbar sind, um die Prozesse zu betreiben und zu verbessern sowie die Leistung des Gesamtsystems zu überwachen, zu analysieren und zu bewerten
• Führen und Steuern von Risiken, die Ergebnisse von Prozessen und Gesamtergebnisse des QMS beeinflussen können.

Auf alle Prozesse und auf das Qualitätsmanagementsystem als Ganzes kann der Planen-Durchführen-Prüfen-Handeln -Zyklus angewendet werden. Die Abbildung veranschaulicht, wie die Abschnitte 4 bis 10 in den PDCA-Zyklus eingebunden werden können.

Quelle: DIN EN ISO 9001:2015-11, Seite 14f

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